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March 12, 2005

教科書購入の個人票

もうすぐ、来年度の教科書販売がある。

教科書は、取り扱い書店が学校へ一日だけ出張してきて販売してくれる。生徒は、自分が来年必要な教科書を、その日に買って帰るわけだ。
しかし、来年度の科目と使用教科書の対照一覧表をつくって配布しただけでは、生徒は、自分が必要なもの間違いなく買って帰ることはできない。全部の情報が載っている表から、自分の選択科目を考えて、必要なものを選び出すことができないものが大勢いるのだ。それを、「こういうことも勉強だ、自分でしっかり買え」と放り出せば、販売窓口が大混乱に陥ってしまうし、来年度の授業にも支障を来す。
そこで、教務部で、生徒ひとりひとりに、それぞれ何を買ったらいいかの個人票をつくることになる。

元データは、科目選択を集計したExcelのシートである。
新3年担当の同僚は、直接Excel内でシートをつくり、マクロで1枚ずつ印刷するようにしたようだ。だが、私は、実はその技を身につけていない。ExcelのマクロとかVBAは、今まで手を出さずにいた部分である。
そこで、Wordの文書をつくって、Excelデータを差し込み印刷しようとした。しかし、これも、すぐにはうまくいかなかった。勉強すれば良いのだろうが、この忙しさで、この際あたらしいことを覚えようか、という取り組みをする余裕がない。

結局、使い慣れた一太郎の差し込み印刷で行くことにした。
まず、Excelの科目選択データ。データベース形式に表を作ってある。これに列をふやして、使用教科書の書名や価格などを入れられるようにする。県から来た教科書データのシートをvlookupで参照して、選択科目データから教科書のデータをつくる。そうしたら、必要な範囲だけcsv形式でファイルに書き出す。これは、書名の部分に県から来たデータを含んでいるのだが、なぜか妙な文字コードがあってエラーを起こすので、秀丸エディタで一括置換して修正する。これで差し込むファイルができた。
一太郎を起動し、書面を作る。必修科目部分は共通だから、書いてしまう。そして、クラス・番号、氏名、選択科目名、その使用教科書名、価格などを入れる部分を、差込枠として作っていく。枠を作ると、その中に「項目1」といった文字が入るが、これはcsvファイルの各行何番目のデータか、に対応していて、とてもわかりやすい。リストで選べる。

これで一応できあがった。あさって学校でプリンタから出力すれば、終わりである。
しかし、レーザープリンタで240枚の文書を出せば、かなりトナーを消費する。トナーは高い。これを節約できないか。
そこで、差し込み項目を空欄としたものを1枚、出力した。これを輪転機にかけ、240枚プリントしよう。それをレーザープリンタにセットし、各人ごとに異なる部分、つまり差し込みデータの部分だけをプリンタから印字すればいい。共通部分の文字色を、モニタで見える程度のごく薄い色にして、印刷は白黒2値を指定すれば良いだろう。

あとは作業だけだ。月曜か火曜に、片づけてしまおう。

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Comments

教科書販売前の苦労よくわかります。私の勤務校でも生徒は似た状況でして…。やはり、個人票を書店に渡す必要があります。

この個人票、データベースの正規化を使って構築してみたことがあります。しかし、複雑すぎて他の人へ引き継げないものになってしまい、一度きりでやめてしまいました。

まだ、データベースソフトは使っていますが、嘉村さんのExcel+一太郎と同じような機能のみのシンプルな使い方をしています。

ところで勤務校では、書店の方のミスが多くて困っています。書店はこちらから指定できないのが不思議ですね。なかなか教科書業務は難しいです。

Posted by: 田中 洋 | March 12, 2005 at 23:50

そうです。自分の好みで凝った仕事をしても、引き継げませんから。普通にPCを使えればできる、というくらいにとどめる必要がありますね。
教科書販売の書店は、何しろ、生徒に教科書を確実に届けるという金科玉条により、決められているみたいですから、こちらからはどうにもできないんでしょうが。でも、ミスはものすごく多かったりします。ミスしても仕事を失うおそれがないからなのか、と勘ぐりたくなります。だいたい、12月段階の部数訂正をちゃんと見てなくて、文書デザインの増冊は間に合いませんとか言ってくるのですから。「確実な供給」が、揺らいでいます。

Posted by: aromatic Kam | March 13, 2005 at 22:50

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